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| Woody Allen, Prendi i soldi e scappa (1969) |
L’altro giorno ho incontrato un caro amico che non vedevo da tempo e parlando del più e del meno mi ha confidato che si trovava in serie difficoltà economiche perché l’estate scorsa l’amministratore del Condominio in cui abita, ha chiuso “baracca e burattini” e si è reso irreperibile lasciando un ammanco di cassa di oltre duecentomila euro. Il mio amico ha poi proseguito dicendo che il nuovo amministratore ha imposto a tutti i condomini (una trentina in tutto) di ripianare i debiti con i fornitori che minacciano azioni forzose di recupero dei loro crediti. In buona sostanza gli sfortunati proprietari dovranno ripagare ciò che hanno già versato con le rate ordinarie. L’amico sconsolato mi ha chiesto se è giusto tutto questo e se non c’è nulla da fare per recuperare i soldi dall’ex amministratore “infedele”.
I SOLITI NOTI Siamo alle solite. Negli ultimi anni soltanto a Milano e Provincia si sono registrati parecchi casi di amministratori che hanno sottratto somme – talvolta ingenti – dalle casse condominiali lasciando gli ignari (e talvolta colpevolmente ingenui) proprietari a dover ripianare i debiti con i fornitori. Quando ciò accade tutti i condomini si interrogano su cosa fare per uscire dal dissesto economico lasciato in eredità dall’amministratore “furbacchione”. Pochi si domandano, invece, quali precauzioni è bene adottare per non incorrere in situazioni così sgradevoli. Prima di affrontare la questione sotto il profilo tecnico giuridico, vorrei qui dare ai nostri lettori, anche grazie alla mia ormai lunga esperienza in materia, qualche utile consiglio per prevenire questi “ammanchi di cassa” che, anticipiamo, costituiscono un reato e, nella fattispecie, il reato di appropriazione indebita. Infatti tra i professionisti seri che esercitano ogni giorno con dedizione ed impegno la professione di amministratori sono ben conosciuti quei “colleghi” che non godono di “grande stima” così come gli stessi sono altrettanto ben conosciuti tra i fornitori che con questi ultimi hanno avuto la (s)ventura di lavorare. Non così tra i condomini che, troppo spesso, si affidano ad un amministratore (che, si badi bene, gestirà i loro soldi) scegliendolo quasi unicamente in virtù di un preventivo dei propri emolumenti più basso rispetto ad altri professionisti senza quasi prendere in seria considerazione altri parametri di valutazione.
POCHE SEMPLICI PRECAUZIONI PER EVITARE SCELTE “CATASTROFICHE” Quando si vuole scegliere un nuovo amministratore ci sono piccoli accorgimenti da seguire che sebbene non siano da soli risolutivi se non altro aiutano a non incorrere in scelte che si possono rivelare “catastrofiche”. Se invece con il nostro amministratore si è instaurato un rapporto che ormai dura da diverso tempo, è bene adottare altre preziose precauzioni.
1) Le referenze. La prima regola da seguire è quella delle referenze. Se le referenze sono alla base di molte nostre scelte “economiche” e lavorative (ad esempio: prendereste mai uno sconosciuto in casa vostra per sbrigare le faccende domestiche senza sapere chi è, da dove viene e dove ha lavorato prima?) ancor di più diventano fondamentali quando altri maneggiano il nostro denaro. L’amministratore di condominio è una professione che si basa sull’intuitu personae, cioè una scelta che deve essere fondata sulla fiducia e sulle qualità morali e professionali della persona che si candida a gestire e amministrare il nostro stabile. Sapere “chi è” quell’amministratore è, a mio avviso, requisito indefettibile Un accorgimento utile è quello di chiedere al candidato quali altri condomini amministra e quindi verificare di persona recandosi in loco, chiedendo informazioni alla custode o ai proprietari di questi immobili, quale reputazione ha quell’amministratore cercando di capire (e carpire) quale grado di stima gode presso di loro. Venire a sapere, per esempio, che ci sono stati in quei condomini più lamentele o mancate approvazioni dei bilanci consuntivi per poca chiarezza nella tenuta della contabilità è già un campanello d’allarme che non prelude ad un rapporto professionale “tranquillo”. In questo caso è meglio lasciar perdere e far ricadere la scelta su un professionista che sia stimato per capacità e precisione contabile ed amministrativa anche se più “costoso”.
2) I fornitori. Una domanda che si (e mi) faceva il mio sventurato amico riguardava appunto come fosse possibile che per oltre due anni le ditte fornitrici avessero potuto continuare a erogare servizi al suo condominio (ormai divenuto gravemente moroso) quali metano, acqua, energia elettrica, opere di manutenzione etc., per decine di migliaia di euro, senza comunicare la mancata soddisfazione dei loro crediti ai diretti interessati ovvero ai condomini. L’ipotesi, che l’amico avanzava, di “una sorta di tacita intesa a delinquere” tra fornitori ed amministratore “infedele”, non appare tuttavia plausibile anche se emotivamente giustificabile. La verità è un’altra. Molto spesso tra i creditori del condominio ci sono i “fornitori istituzionali” ovvero quelli che erogano servizi di prima necessità come appunto acqua, luce e gas o combustibile per il riscaldamento. Questi fornitori sono sempre grandissime società (municipalizzate o grosse S.p.A.) che per la riscossione dei loro crediti seguono procedure lunghe e complesse e quando arrivano a interrompere l’erogazione delle forniture a fronte del mancato pagamento di molte fatture ormai è tardi…la frittata è già fatta. Ma anche con i fornitori “normali” le cose non vanno diversamente. Si pensi ai crediti vantati dalle piccole imprese edili, dal fabbro, dalle imprese che forniscono materiale di pulizia etc etc.. La maggior parte di questi fornitori vengono blanditi dall’amministratore che sta meditando il “buco” con la promessa che verranno pagati. La scusa che viene accampata dall’amministratore “infedele” per il mancato pagamento è quasi sempre la stessa: non ci sono soldi in cassa perché in condominio ci sono molti morosi, ci stiamo attivando per il recupero delle rate scadute, appena possibile sarete pagati…ed intanto il “buco” si allarga.
Bisogna pensare che in molti casi non si tratta di fornitori occasionali ma di ditte che eseguono lavori e forniscono servizi per diversi condomini gestiti dallo stesso amministratore ed il timore di perdere le commesse (e quindi il rapporto con l’amministratore) unito alle lungaggini di azioni giudiziarie volte al recupero dei loro crediti li induce spesso ad attendere un pagamento che non avverrà certo a breve. Bisogna tuttavia ammettere anche che tutti i creditori del condominio sono, a differenza di altre situazioni, in un certo qual modo tutelati: prima o poi verranno pagati in quanto il condominio, nella sua materialità ed a tutti gli effetti, rappresenta una “garanzia immobiliare” per i creditori per cui attendere a riscuotere quanto a loro dovuto non rappresenta un “rischio” semmai un pregiudizio economico per il ritardato pagamento. E allora che fare? La soluzione è assai semplice anche se pochi diligenti condomini la mettono in pratica. Tutti i proprietari indistintamente (e non solo i consiglieri) hanno il diritto di ottenere l’elenco dei fornitori che erogano beni e servizi e dei riferimenti di ognuno così è obbligo dell’amministratore di fornire detto elenco dettagliato e comprensivo dei loro riferimenti unitamente all’autorizzazione di poter richiedere direttamente agli stessi lo stato aggiornato dei pagamenti. In tal modo ogni singolo condomino può monitorare l’esposizione debitoria nei confronti dei fornitori in qualsiasi momento durante il periodo annuale di gestione. Se dalla verifica si evince che – ad esempio – vi è un ritardo sensibile nei pagamenti delle fatture dell’azienda che eroga il gas o l’elettricità, il condomino dovrà chiedere spiegazioni all’amministratore. Orbene, se l’amministratore si rifiuta di comunicare l’elenco dei fornitori o non fornisce spiegazioni soddisfacenti sui ritardati pagamenti suffragati da riscontri contabili certi, il condominio dovrà trarne le debite conclusioni e procedere alla convocazione di un’assemblea straordinaria ai sensi e nei modi stabiliti dall’art. 66 disp. att. Cod. Civ.. Se anche in sede assembleare l’amministratore omette di fornire le dovute delucidazioni (che, si ribadisce, devono essere suffragate da riscontri bancari e dalla prova di una corretta gestione contabile amministrativa) o non è in grado di fornirle, l’assemblea potrà revocarlo ed affidare l’incarico ad un altro amministratore. Talvolta usare la “mano ferma” e non procrastinare le decisioni a quando i buoi ormai sono scappati significa prevenire in tempo utile situazioni di dissesto finanziario ed evitare ammanchi che talvolta sono veramente rilevanti.
3) L’esame delle pezze giustificative. Una buona abitudine, anch’essa utile a scongiurare prelievi illeciti dell’amministratore dalle casse del condominio, è il controllo programmato (almeno una volta l’anno) delle scritture contabili, fiscali e bancarie conservate presso lo studio dell’amministratore. Solitamente questo adempimento viene svolto dai consiglieri ma il diritto di esaminare questi documenti spetta a tutti. Perché l’esame delle pezze giustificative sia efficace non ci si deve limitare ad una mera visione delle fatture registrate nei libri contabili dell’amministrazione (come invece spesso accade) ma deve estendersi ad una serie di documentazione che l’amministratore deve mettere a disposizione dei condomini che ne fanno richiesta. In via del tutto esemplificativa qui di seguito si riporta un elenco dei documenti di cui è utile prendere visione per verificare se l’amministratore utilizza correttamente o meno il denaro versato dai condomini. Tale elenco comprende sicuramente:
• Copia estratti conto bancari dell'anno di gestione di riferimento per cui si chiederà l'approvazione di bilancio;
• Copia dei pagamenti effettuati con i MOD. F24 (pagamento delle RA)
• Copia delle fatture registrate nell'anno di gestione (Fornitori e Professionisti)
• Sunto dei sinistri aperti nell'anno di gestione e copia delle quietanze di quelli eventualmente liquidati
• Copia del frontespizio di polizza Globale Fabbricati e quietanza del premio pagato per l'anno in corso
• Prospetto sintetico delle vertenze in corso con particolare riguardo al depositato di ricorsi per D.I. per il recupero delle morosità
• Copia dei contratti con i fornitori di servizi primari quale acqua, luce, gas, riscaldamento con relative quietanze di pagamento delle “bollette”
Nel caso in cui il condominio abbia un lavoratore subordinato alle proprie dipendenze (ad esempio custode o giardiniere) tale documentazione dovrà essere integrata con:
• Copia delle buste paga relative all’anno di gestione in corso e copia dei MOD F24 relativo ai pagamenti dei contributi del dipendente
• Copia del prospetto sintetico del Fondo di accantonamento del TFR del dipendente (dal prospetto si evince infatti la somma accantonata per ogni anno di gestione e se sono state concesse anticipazioni sul medesimo TFR chiedendo inoltre come lo stesso viene accantonato (ad es. Cassa Portieri oppure Fondo accantonato dal datore di Lavoro oppure Polizza TFR costituita ad hoc)
• Copia del LUL degli ultimi 5 anni (Libro Unico del Lavoro)
• Copia del contratto di lavoro del dipendente
L’esame di questa documentazione fornirà un quadro pressoché completo della situazione economica del condominio consentendo una verifica “incrociata” tra i versamenti effettuati dai proprietari e le modalità di utilizzo di queste “entrate” per soddisfare i fornitori del condominio e, in particolare, farà emergere la correttezza o meno dell’esecuzione degli adempimenti da parte dell’amministratore in ambito fiscale e contributivo. Ci si rende conto che un “oculato” esame di tutta la documentazione sopra richiamata richiede un minimo di esperienza e di capacità di analisi che non tutti possiedono. Se non si possiedono competenze specifiche in materia, sarebbe opportuno che la verifica delle pezze giustificative e degli altri documenti avvenisse con l’ausilio di un professionista il cui costo potrebbe essere suddiviso tra tutti i condomini a beneficio dei quali tale verifica viene fatta. E’ infatti evidente che il costo di un professionista che ci aiuti ad esaminare le “carte” è ampiamente compensato dal beneficio di prevenire la possibilità di un’illecita distrazione di somme denaro, talvolta anche cospicue, da parte dell’amministratore “disonesto” ma, soprattutto, scongiura il rischio di vedersi un giorno costretti a ripianare i debiti del condominio, versando nuovamente quanto si era già pagato.
Nel prossimo post sull’argomento mi occuperò, invece, di spiegare le novità introdotte sulla questione dalla Riforma del condominio andando ad analizzare anche i profili di responsabilità in sede civile e penale dell’amministratore “infedele”.
Dott. Massimo Botti - Studio Comite
