Proprio l’altro giorno, leggendo le numerose mail inoltrate alla nostra redazione dai sempre più numerosi followers, sono stata colpita da una in particolare, il cui contenuto si riferiva alla materia condominiale, spesso trattata nei nostri post. Nella specie, il nostro lettore chiedeva delucidazioni in ordine alla tutela della privacy dei condomini in relazione ai documenti condominiali, ovvero alla possibilità di accedervi, senza alcuna distinzione tra un documento e l’altro, da parte di tutti i soggetti che partecipano alla compagine condominiale. In altre parole, il quesito postoci era il seguente: tutti i condomini hanno diritto di accedere a tutti i documenti riguardanti il condominio indistintamente? Diritto ala riservatezza da un lato e diritto di accesso alla documentazione condominiale dall’altro; cerchiamo dunque di capire come si possono bilanciare due diritti così diversi, se non addirittura opposti…
LA RIFORMA DEL CONDOMINIO TRADUCE IN LEGGE IL DIRITTO ALL’ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE CONDOMINIALE Il Legislatore, mediante la legge 11 dicembre 2012, n. 220, entrata in vigore a far data dal 17 giugno 2013, è intervenuto in maniera considerevole in tema di condominio, non solo modificando il testo di numerosi articoli del codice civile, ma anche e soprattutto inserendone dei nuovi, colmando così i vuoti normativi esistenti. In particolare, con riferimento all’argomento oggetto del presente contributo, sono stati aggiunti tre importanti commi all’art. 1129 del codice civile, rubricato Nomina, revoca ed obblighi dell’amministratore, nella specie i commi 2, 7 e 8, i quali stabiliscono quanto segue:
Comma 2: “Contestualmente all’accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell’incarico, l’amministratore comunica i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell’articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all’amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata”;
Comma 7: “L’amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; ciascun condomino, per il tramite dell’amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica” (su tale punto è interessante citare la recente pronuncia n. 400/2014 dell’Arbitro Bancario Finanziario – Collegio di Milano - che ha sottolineato come la rendicontazione bancaria non può essere richiesta dal condomino personalmente ma solo per il tramite dell’amministratore. Decisione, tuttavia, che non appare coerente con l’orientamento, piuttosto consolidato, che ha generalmente consentito l’accesso ai destinatari degli effetti sostanziali del rapporto, anche quando non intrattengano rapporti diretti con la banca);
Comma 8: “Alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi”.
QUALI DOCUMENTI SI POSSONO RICHIEDERE IN COPIA O PER LA VISIONE? Grazie alla riforma del condominio, dunque, è stato sancito sia il diritto di accesso e copia dei condomini alla documentazione condominiale, peraltro già riconosciuto dalla giurisprudenza da anni (Cassazione civile, Sezione III, Sentenza del 23 gennaio 2013, n. 1593; Cassazione civile, Sezione II, Ordinanza del 4 gennaio 2011, n. 186; Cassazione civile, Sezione II, Sentenza del 19 maggio 2008, n. 12650), sia il corrispondente obbligo posto in capo all’amministratore del condominio, il quale è tenuto a comunicare ai condomini non solo l’ubicazione della documentazione medesima, ma anche i giorni e le ore nei quali ogni condomino interessato, previo appuntamento concordato, possa prenderne visione gratuitamente e, laddove volesse, ottenerne copia, corrispondendo solo le spese sostenute a tal fine. La documentazione cui si fa riferimento consta sostanzialmente di:
a) registro di anagrafe condominiale;
b) registro di contabilità;
c) registro di nomina/revoca degli amministratori;
d) registro dei verbali di assemblea;
e) rendiconto della gestione del condominio
f) rendiconto sullo stato dei pagamenti degli oneri condominiali ed eventuali liti in corso;
L’art. 1130 del codice civile, anch’esso riformato dalla Legge n. 220/2012 e recante norme in tema di Attribuzioni dell’Amministratore, infatti, ai numeri 6,7,8 e 9 sancisce che l’amministratore, oltre a quanto previsto dall’art. 1129 e dalle vigenti disposizioni di legge, deve:
n. 6) curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell'edificio. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili;
n. 7) curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro di contabilità. Nel registro dei verbali delle assemblee sono altresì annotate: le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta; allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato. Nel registro di nomina e revoca dell’amministratore sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale. Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate;
n. 8) conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio;
n.9) fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso;
Inoltre, con la riforma predetta è stato introdotto, tra gli altri, l’art. 1130-bis, recante norme in tema di Rendiconto condominiale, il quale espressamente stabilisce che “i condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese”.
DIRITTO ALLA PRIVACY? SI, MA NON A SCAPITO DELLA TRASPARENZA NELLA GESTIONE CONDOMINIALE Dalla normativa sin d’ora citata, dunque, emerge chiaramente che il Legislatore ha riconosciuto in capo ai condomini il diritto di prendere visione ed estrarre copia di tutti i documenti riguardanti la compagine condominiale, sulla base dell’ovvio interesse degli stessi ad essere notiziati in ordine all’andamento economico-finanziario del proprio condominio, oltre che alla gestione dello stesso. Tale diritto, tuttavia, inevitabilmente si scontra con un altro diritto giuridicamente tutelato, oltre che costituzionalmente garantito, ossia quello alla riservatezza. In ragione di ciò, data la delicatezza della questione, è intervenuto anche il Garante della Privacy mediante un proprio vademecum intitolato Il condominio e la Privacy, nel quale, premesso che “il condominio è un luogo di stretta convivenza tra persone dove è essenziale l’equilibrio tra la trasparenza della gestione della cosa comune e il diritto alla riservatezza di ciascuno, garantito dal Codice della privacy (decreto legislativo n.196/2003)” ha affermato che “le diverse informazioni - sugli inquilini, sui condomini, sugli appartamenti, sulla natura e sulla quantità dei consumi - contenute negli archivi condominiali vanno oltre il semplice elenco dei nominativi dei proprietari e, se non opportunamente trattate, potrebbero rivelare informazioni anche delicate sui vari abitanti del palazzo”. A tal proposito, infatti, viene chiarito che “l’amministratore deve sempre saper conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli”, in quanto è oltremodo evidente che solo “le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni rilevano in ambito condominiale”.
IN SOSTANZA, fermo restando che “il trattamento dei dati personali di natura sensibile (come quelli sullo stato di salute) o dei dati giudiziari è consentito esclusivamente nel caso in cui siano indispensabili ai fini dell’amministrazione del condominio”, come ad esempio in caso si debbano trattare i dati anche sanitari di persone che abbiano subìto danni negli spazi condominiali, adottando ovviamente adeguate cautele al fine di salvaguardare la dignità degli interessati, ben si può affermare che il diritto di accesso alla documentazione resta strettamente legato alla compagine condominiale, in ragione del diritto del condomino di essere a conoscenza sia dell’andamento economico-finanziario del condominio, sia della gestione di quest’ultimo, poiché in questi casi non può che prevalere il principio della trasparenza nella gestione condominiale (Autorità Garante per la privacy, newsletter n. 387 del 23 aprile 2014).
UN CONSIGLIO PER GLI AMMINISTRATORI Poiché il mancato adempimento dell’obbligo, ora sancito legislativamente, di consentire l’accesso a tutti i documenti condominiali e, se richiesto, di rilasciare copia degli stessi a spese del richiedente, può comportare la revoca anticipata del mandato di gestione è opportuno dar seguito a tali domande nel rispetto, naturalmente, dei principi di proporzionalità, pertinenza e non eccedenza (art. 11 d.lgs. n. 196 del 2003) a tutela dell’invocato diritto alla privacy. In altre parole, l’accesso è consentito ai soli condomini, e/o delegati di questi ultimi, e non a chiunque. Può riguardare esclusivamente ciò che è di pertinenza del condominio avendo cura che i dati personali di ogni condomino, a tutela della personale posizione di tutti, siano aggiornati e trattati con esattezza e coerenza con l’attuale ed effettiva identità personale e morale di ogni componente la compagine condominiale (Cassazione civile, Sezione III, Sentenza del 23 gennaio 2013 e Cassazione civile, Sezione II, Ordinanza del 4 gennaio 2011, n. 186).
Dott.ssa Roberta Bonazzoli - Studio Comite
