Come anticipato ieri, le questioni relative alla convocazione di un'assemblea condominiale sono davvero tante. Con la seconda parte di questo vademecum spero di aver chiarito tutti gli aspetti più importanti e di avervi fornito utili riferimenti.
QUANDO L’ASSEMBLEA PUÒ DIRSI REGOLARMENTE CONVOCATA? Partiamo da ciò che ci dice la legge. Ai sensi dell’articolo 1130 n. 6 del codice civile l’amministratore di condominio degli edifici è tenuto a “curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare…”. Curare l’anagrafica condominale rappresenta un dovere importante che grava sull’amministratore tanto che costituisce una grave irregolarità gestionale omettere tale adempimento e renderebbe, in quanto tale, l’amministratore suscettibile di revoca giudiziale secondo la previsione dell’art. 1129, comma 11, n 7 del medesimo codice. L’amministratore è tenuto, inoltre, a garantire anche un aggiornamento del registro, soprattutto, nel caso di mancata collaborazione dei condòmini alla relativa formazione adoperandosi direttamente al fine di trarre le informazioni necessarie per la tenuta del registro anagrafico.
GLI INDIRIZZI DEI CONDOMINI DEVONO ESSERE SEMPRE AGGIORNATI L’amministratore conosce pertanto gli indirizzi dei condomini perché questi sono tenuti a comunicarglieli, appunto, ai sensi dell’art. 1130, n. 6, del odice civile. Il plico inviato (contenente l’avviso di convocazione) si dà per conosciuto se recapitato all’indirizzo giusto (quello indicato dal condomino o in mancanza quello risultante dai registri pubblici se da questi non comunicato). Pertanto, si può dire che l’assemblea condominiale è regolarmente convocata se l’amministratore ha inviato l’avviso di convocazione con un congruo termine di anticipo per fare ritenere rispettato quello indicato nell’art. 66 citato. Tuttavia, considerati i tempi di consegna delle raccomandate, è sempre consigliabile considerare un termine più lungo di quello appena descritto. Almeno 10-15 giorni prima della data di prima convocazione, per non correre rischi. Tuttavia, un problema che spesso si verifica è costituito dal fatto che l’amministratore, che pure ha agito per tempo, il giorno dell’assemblea non sia ancora in possesso di tutti gli avvisi di ricevimento delle raccomandate inviate. Allora che fare?
QUI ENTRA IN GIOCO LA PRESUNZIONE… Per dare una risposta a questo quesito e per ritenere validamente convocata l’assemblea bisogna partire da un orientamento un po’ vecchiotto della Suprema Corte, applicabile in via analogica. In una sentenza, riguardante l’invio di una lettera di messa in mora, la Cassazione ha avuto modo di affermare infatti che “partendo dal presupposto che l’atto di costituzione in mora del debitore non è soggetto a particolari modalità di trasmissione, né alla normativa sulla notificazione degli atti giudiziari, nel caso in cui detta intimazione sia inoltrata con raccomandata a mezzo del servizio postale, la sua ricezione da parte del destinatario può essere provata, come è stato fatto dal giudice di secondo grado, anche sulla base della presunzione di ricevimento fondata sull’arrivo della raccomandata all’indirizzo del destinatario, essendo quest’ultimo onerato di provare di non averne avuta conoscenza senza sua colpa (Cassazione civile, n. 13651 del 2006). Il principio su cui si fonda la Suprema Corte è semplice: la ricevuta di spedizione dall’ufficio postale costituisce, anche in mancanza dell’avviso di ricevimento, prova certa della spedizione, e da essa consegue la presunzione, fondata sulle univoche e concludenti circostanze della spedizione e dell’ordinaria regolarità del servizio postale, di arrivo dell’atto al destinatario e della sua conoscenza secondo la previsione dell’art. 1335 del codice civile (Cassazione civile, 28 novembre 2013, n. 26708; Cassazione civile n. 13488 del 2011; Cassazione civile n. 12954 del 2007). Ora, questo principio vale per qualunque comunicazione, ergo anche per l’avviso di convocazione.
ORA L’ASSEMBLEA CONDOMINIALE SI PUÒ CONVOCARE ANCHE TRAMITE MAIL CERTIFICATA Si è prima accennato che l’avviso di convocazione si può inoltrare ai destinatari tramite posta eletronica certificata ovvero con la meglio conosciuta PEC. Ma cos’è precisamente la PEC? La c.d. “raccomandata on line” è stata introdotta con il Decreto del Presidente della Repubblica n. 68/2005. È un sistema di posta elettronica con il quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l’invio e la consegna di documenti informatici. Questo sistema, comunemente identificato con l’acronimo PEC appunto, è stato previsto anche nel codice dell’amministrazione digitale. La posta elettronica sta diventando sempre di più uno strumento quotidiano di comunicazione e con l’introduzione della posta elettronica certificata si darà una maggiore certezza alla spedizione e ricezione del messaggio elettronico rafforzando, quindi, la validità giuridica della stessa comunicazione telematica, come del resto già avviene con la lettera raccomandata con avviso di ricevimento rispetto alla lettera con affrancatura ordinaria. Fondamentale per il corretto utilizzo di questo strumento telematico è la “certificazione” dell'invio e della ricezione. Questo significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale.
L’UTILIZZO DELLA PEC IN AMBITO CONDOMINIALE ... È FATTIBILE? La PEC, per le prerogative che presenta, può essere uno strumento utilizzabile anche per la gestione di un edificio condominiale. Per il corretto utilizzo, però è necessario che sia il mittente (amministratore condominiale) che il destinatario (singoli condomini, imprese) siano in possesso di una casella di posta certificata! Con l'introduzione della riforma, il Legislatore novellando il comma 3 dell’art. 66, come abbiamo visto, ha privilegiato la forma scritta perché ha stabilito che l’avviso deve essere effettuato a “mezzo posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano”. Ora però la diffusione della PEC, mentre è un obbligo tra le società ed i professionisti, è assai poco utilizzata dalle persone fisiche, vale a dire dai condomini che per la stragrande maggioranza dei casi sono privati citadini. Pertanto, pur essendo positivo che il Legislatore abbia già pensato al futuro, attualmente questo strumento non sembra avere grande successo e, anzi, qualche volta ha creato anche disguidi ed intoppi.
ATTENZIONE: LA POSTA ELETTRONICA NORMALE NON VALE! Lo ha ribadito anche il Tribunale di Genova che, con la sentenza n. 3350 del 23 ottobre 2014, facendo fede al disposto normativo, ha precisato che l’avviso di convocazione, per ritenersi valido, deve essere comunicato solo a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mano. Nel caso esaminato dai Giudici liguri la comunicazione era stata infatti inviata per mezzo di un’e-mail ordinaria e non certificata. Per tale motivo il Tribunale ha dato ragione al condomino in quanto il legislatore ha espressamente indicato che tra le modalità di convocazione rientrano le comunicazioni via e-mail purché avvengano tra indirizzi di posta elettronica certificata, poiché solo a queste la legge riconosce il valore della tradizionale raccomandata.
Dottor Massimo Botti - Studio Comite
